OpenKM(开源文档管理系统)

　　OpenKM是一开文档管理系统，可以帮助企业构建电子文档管理系统，可以将电子图书添加到软件管理，可以将文献、科学杂志、论文、行业规范文件添加到该系统管理，可以直接在web客户端访问系统，通过浏览器就可以进入文档管理系统搜索自己需要的文档资源，支持在线查看文件，支持翻译文件内容，支持OCR识别功能，可以快速将纸质的文章内容扫描到电脑保存，可以批量添加文档到系统保存，可以自动分析上载的文档是否有病毒；OpenKM可以管理所有类型的文档，条码、发票、邮件、编程文件、教程资源等内容都可以上传到OpenKM系统！

软件功能

　　1、文件管理

　　OpenKM是一种企业内容管理软件，通常称为文档管理系统（DMS）。关于文档管理术语的文献很多，例如：DMS，EDRMS或CMS通常更受市场营销规则而非客观原因的影响。

　　文档管理软件是一种计算机程序，用于存储，管理和跟踪通过使用文档扫描仪捕获的基于纸张的信息的电子文档和电子图像。

　　OpenKM是一种管理解决方案，使企业可以控制电子文档的生产，存储，管理和分发，从而产生更大的效力以及重用信息和控制文档流的能力。

　　OpenKM是一种文档管理软件，它将所有基本的文档管理，协作和高级搜索功能集成到一个易于使用的解决方案中。该系统还包括管理工具，用于定义各种用户的角色，访问控制，用户配额，文档安全级别，详细的活动日志和自动化设置。

　　OpenKM文档管理软件建立了非常有价值的公司信息资产存储库，以通过共享实践，更大，更好的客户关系，更快的销售周期，缩短的产品上市时间，促进知识创造和改善业务决策，提高工作组和企业生产力，和更明智的决策。

　　借助OpenKM企业文档管理，您可以：

　　控制您的企业内容。

　　从任何数字源收集信息。

　　与同事就文件和项目进行合作。

　　通过查找文档，专家和信息源，使组织能够利用积累的知识。

　　企业内容管理功能。

　　管理数字内容。

　　管理文件。

　　2、记录管理

　　OpenKM记录管理通过有效和系统地控制记录的创建，接收，维护，使用和处置来帮助您的组织，包括以记录形式捕获和维护业务活动和交易的证据以及有关信息的过程。

　　OpenKM记录管理系统会随时间捕获和管理记录，并提供对它们的访问。

　　OpenKM跟踪系统审核过程，在该过程中监视行动的期限，并将其强加于开展业务的人员。

　　OpenKM处置是与实施记录保留，销毁或转移决策相关的一系列过程，这些过程记录在处置当局或其他工具中。销毁是指在任何可能的重建过程中删除或删除记录的过程。

　　OpenKM文件计划是一组规则，这些规则针对企业中的每种记录指示应将记录保留在何处，适用于它们的策略，必须将它们保留多长时间，应如何处置它们以及由谁来处理。负责管理他们。

　　借助OpenKM企业文档管理，您可以：

　　设置生命周期管理。

　　设置信息治理。

　　管理内容。

　　3、工作流程

　　OpenKM提供了一个工作流引擎，用于定义和重用业务逻辑，简化业务流程并帮助员工与组织以及彼此之间进行有效的协调。通过将流程与内容创建联系起来，OpenKM使组织可以交换交易信息并更快地响应新的或不断变化的业务需求。

　　借助OpenKM企业文档管理，您的所有文档都将以电子方式存储和组织，从而适合您的工作流程和访问需求。通过智能全局搜索可以轻松检索它们。

　　创建复杂的工作流程。

　　审查，批准和确认的工作流程。

　　支持串行和并行工作流程。

　　将任务分配给组或用户。

　　监视工作流任务，状态和过程。

　　可配置的邮件通知。

软件特色

　　OpenKM是一个电子文档和记录管理系统（EDRMS）。关于文档管理术语的文献很多，例如：DMS，EDRMS或CMS通常更受市场营销规则而非客观原因的影响。

　　从文档管理的角度来看，大多数情况下DMS，CMS和EDRMS之间的差异是主观的或无关紧要的。最近，CMS这个词似乎已经获得了一定的营销成功，实际上是最常用的术语之一。但是，我们更喜欢使用 EDRMS一词，在市场营销领域获得的成功可能较少，但从我们的角度来看，它更为严格和具有代表性。

　　OpenKM可帮助您：

　　日常数据捕获。

　　存储。

　　在组织内修改和共享物理和/或数字文档。

　　将保留期应用于已存储的项目。

　　标识每个记录系列和文档的所有者。

　　设置监管链和适当的审核记录。

　　必要时适用法律记录。

　　管理记录处置。

　　在整个生命周期中保存记录。

　　OpenKM的一些目标是：

　　提高 效率。更快的文件批准，减少的手动数据输入，自动重复执行的任务等。

　　设置 合规性 级别。该系统可帮助组织避免在监管机构，审计师和其他政府机构召集他们进行检查时受到处罚。

　　保存 历史内容。跟踪文档的状态（由生命周期的不同阶段确定）。

　　在单个访问点上整合公司知识。

官方教程

　　penKM前端是内容存储库上的后台视图。这些功能分为几个部分：

　　顶部的菜单栏提供了按类型组织的所有功能。

　　右上方的快速搜索框。

　　该工具栏在哪里最常用的功能。

　　在桌面选项卡可以浏览存储库。

　　使用“搜索”选项卡可以查询存储库。

　　“仪表板”选项卡提供了一组仪表板。

　　“管理”选项卡提供了一组管理工具。

　　底部的“状态”面板提供常规信息。

　　只有具有“ ROLE_ADMIN ”角色的成员有权访问“管理”选项卡。

　　OpenKM前端允许您管理任何类型的内容：扫描的图像，照片，办公文档，甚至大型视频文件或CAD文件。内置的工作流功能可帮助公司使业务流程自动化并完全控制文档的周期，从而节省时间和金钱。它还允许围绕内容使用的社交活动将人们与其他人联系起来，将信息与信息联系起来，并将人们与信息联系起来；帮助更有效地管理公司人力资源的集体智慧。

　　OpenKM 配置文件功能可帮助管理员设置为应用程序的每个用户显示的内容。

　　OpenKM提供以下解决方案：

　　控制不断增长的要管理的信息量。

　　结束信息存储源的多样化。

　　防止信息重复。

　　通过控制文档版本获得有效信息。

　　减少查找信息所需的时间和资源。

　　避免知识泄漏或用户错误访问，因此符合LOPD（西班牙数据保护法）中规定的义务。

　　限制非授权用户访问信息。

　　通过OpenKM系统，可以在更短的时间内访问和找到所有相关且有用的信息，以解决问题并做出决策。

　　菜单栏

　　顶部的菜单栏具有按类型组织的所有功能：

　　文件。

　　编辑。

　　工具。

　　书签。

　　模板。

　　帮助。

　　快速搜寻框

　　快速搜索框位于右上角。它提供了对“搜索”面板中“默认搜索”的快速访问。

　　进行查询的最小文本长度为三个字符。

　　工具栏

　　工具栏部分具有最常用的功能，例如下载文档，创建新文件夹，编辑或上传文件。

　　桌面

　　大多数用户的活动都在此完成。用户可以直接处理文件夹，文档，邮件或记录。

　　桌面分布在树形部分中：

　　左侧的导航面板。

　　浏览器面板位于顶部中心。

　　底部中心的属性面板。

　　导航

　　左侧导航是一个堆栈面板。每个堆栈都从根目录包含到树状结构（文件夹和记录层次结构）中，从而可以轻松访问文档和邮件。

　　浏览器

　　顶部中心的浏览器面板显示了一个位于导航面板所选节点上的节点表（文档，文件夹，邮件和记录）。

　　物产

　　底部中心的属性面板显示了一组选项卡，其中包含分组的属性或功能，例如与所选节点关联的预览。所选节点可以是导航器节点或浏览器节点。

　　基本上，在导航器面板上选择的节点确定浏览器面板上显示的内容，并且取决于用户最后选择的节点是否在导航器或浏览器面板上，属性面板将在导航器或浏览器上显示活动节点的属性。

　　搜索

　　搜索选项卡允许查询存储库。通过此选项卡，可以访问不同的搜索来查询应用程序的内容：

　　默认搜索是全文搜索。屏幕右上角也提供默认搜索。

　　使用高级搜索，您可以搜索关键字，元数据和其他条件，例如应用程序中的位置。

　　仪表板

　　仪表板面板提供了一组仪表板，每个用户都有一组个人仪表板，这些仪表板显示与他相关的信息，并有助于对应用程序活动进行全局查看。

　　仪表板面板：

　　用户视图。显示系统中已执行的操作

　　总体看法。显示应用程序活动的全局视图。

　　新闻。根据计划的用户搜索查询显示信息。

　　邮件。这是跨所有邮件存储库的虚拟导航。

　　工作流程。用户从事公司业务流程任务。

　　关键字图。根据所有存储库关键字显示标签云。

　　消息传递。显示内部OpenKM消息传递。

　　论坛。显示一个论坛。

　　维基。显示维基。

　　会议。使用OpenMeetings管理会议。

　　仅当您启用了消息传递功能时，消息传递才可用。

　　只有启用了论坛功能，论坛才可用。

　　Wiki仅在启用了Wiki功能后才可用。

　　只有启用了OpenMeetings功能，会议才可用。

　　行政

　　管理面板是一组可帮助管理员管理应用程序的工具。

　　有关更多信息，请参阅《管理指南》。

　　状态

　　状态面板提供常规信息：

　　OpenKM新闻警报。

　　连接的用户。

　　用户存储库大小。

　　聊天

　　警报。

　　版本上的HTML文档。

　　消息面板。

　　批量上传器

　　批量上传功能可帮助您同时插入或更新多个文档，而不必转到“添加新文档”并分别选择每个文档。

　　该功能可从菜单栏（请参阅使用菜单栏 ）和工具栏（请参见 使用工具栏）获得。

　　Uploader检测到存储库中何时已存在要上传的文档，在这种情况下，它将询问您是否要将此新内容添加为新的文档版本。

　　此功能需要在浏览器中启用Java。

　　用法

　　在存储库中选择节点（文件夹或记录）。

　　点击 批量上传图标。将显示上载器窗口。

　　将文件或文件夹从台式计算机拖放到“上载器”窗口。文件和文件夹将被自动上传到OpenKM，到您当前选择的文件夹路径

　　如果在上传文档时出现问题，它将在状态列上显示“错误”。

　　计划您的数据组织

　　在大量使用应用程序之前，您应该计划存储库中的数据组织。

　　采取以下信息仅是在大量使用应用程序之前应考虑的基本步骤的一般概念。

　　对您的组织进行良好的分析以及对应用程序的理解可以帮助您找到解决问题的最佳方法。OpenKM不是一个封闭的应用程序，不仅仅是几个专注于文档管理的功能。OpenKM是一个灵活的应用程序，可以以多种方式使用。最好花一些时间来了解您的组织，所涉及的业务逻辑和流程，以及OpenKM功能如何在您的日常工作中协同工作，以帮助您的组织提高效率和节省资金。

　　您应该对自己的组织做一些问题：

　　您的信息和文件在哪里？

　　你有什么样的文件？

　　您的文件是否为电子格式？

　　您有什么格式的文件？PDF，MS Office，OpenOffice等

　　您实际上是如何找到文件的？您想如何找到它，认为与哪些术语相关？

　　谁可以以哪种方式访问信息？

　　您需要工作流程吗？

　　先前问题的目的是什么？

　　在桌子上标识出您拥有的所有不同类型的信息（发票，预算，法律文件等）。

　　识别文档格式（PDF，DOC等）

　　标识应处理（扫描）的非数字化信息。数字化过程可以是基本过程。

　　为每种信息类型（文档类型）标识哪些信息是相关的（元数据）。例如，发票通常具有发票编号，日期范围，客户等。元数据将帮助用户快速有效地检索信息。

　　确定每种文档类型必须应用的安全性。谁可以读取，写入或删除信息。此外，您的安全需求将帮助您设置所需的应用程序日志级别。OpenKM为您提供了对可以以或多或少限制性的方式配置的任何用户操作的全面审核。

　　识别工作流程和工作流程中涉及的人员。

　　目标是创建带有日历和里程碑的计划。

　　您正在寻找植入应用程序的目标是什么？通常可能是：

　　在我的组织中设置一些订单。应用程序“迫使”用户以某种方式工作，这使您的公司受益，因为它可以帮助您“设置所有用户必须遵循的规则”。

　　巩固智力资本。将您所有的公司知识整合到一个点上，您就可以将所有公司知识共享给所有用户，并为其设置规则。

　　帮助完成法律法规。

　　尝试在单个文档上设置和规范，以回答此问题和其他问题。这将帮助您计划如何将信息组织到其中。

　　好的做法

　　将OpenKM视为一个会影响您所有部门以及通常影响您的客户的项目。

　　选择领导者。

　　逐步植入项目。可以从某个部门或一组用户开始，或用于某些业务逻辑过程。将植入视为您公司中的病毒。一个好的领导者应该证明新产品的好处，并向其他用户展示。如果用户认为应用程序对他们的工作有所帮助（有效的搜索，节省时间和解决实际问题等），通常会首先对使用它感兴趣，那么用户通常会以负面消息收到公司的任何新闻。OpenKM的主要目标之一是直观的UI，它可以在此过程中有所帮助（两周后，用户可以轻松使用该应用程序）。

　　简单考虑，最好的解决方案通常是找到解决问题的最简单方法。

　　听您的用户，并尝试让他们参与该项目。

　　定期查看您的计划，尝试细化和发现可能的问题。